Niepozorna, często niezauważalna przez klientów. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że jej rola sprowadza się wyłącznie do wystawiania paragonów. Tymczasem drukarka fiskalna stanowi techniczne ogniwo pomiędzy kasjerem a systemem rejestracji sprzedaży, będąc jednym z fundamentów nowoczesnych punktów handlowych i usługowych. Jakie są funkcje drukarki fiskalnej? Czym różni się ona od klasycznej kasy? Sprawdźmy!
Jakie są różnice między drukarką a kasą fiskalną?
Podstawowa różnica dotyczy sposobu działania. Kasa fiskalna funkcjonuje jako samodzielne urządzenie – zawiera klawiaturę, wyświetlacz, wbudowane oprogramowanie i zazwyczaj nie wymaga współpracy z komputerem. To rozwiązanie proste i niezależne, stosowane często w mniejszych punktach sprzedaży.
Z kolei drukarka fiskalna nie działa bez wsparcia zewnętrznego programu. Jej zadaniem jest zapisanie informacji o sprzedaży w pamięci urządzenia i wydruk dokumentu, ale wszystkie komendy wywoływane są z poziomu systemu sprzedażowego. Użytkownik korzysta z komputera lub terminala POS, a drukarka wykonuje polecenia – nie posiada osobnego panelu obsługi, poza kilkoma podstawowymi przyciskami.
Taki układ pozwala na znacznie większą elastyczność. W przypadku zmiany struktury oferty, cenników czy reguł promocji, wystarczy aktualizacja systemu sprzedażowego. Nie ma potrzeby ingerowania w ustawienia drukarki, co w przypadku kas fiskalnych bywa uciążliwe. To także rozwiązanie, które pozwala na łatwe łączenie wielu stanowisk kasowych z jedną bazą danych, co jest istotne w większych placówkach.
Drukowanie dokumentów niefiskalnych
Choć podstawową funkcją drukarki jest rejestrowanie i drukowanie paragonów fiskalnych, to wiele modeli oferuje także możliwość generowania dokumentów niefiskalnych. Mowa o takich wydrukach jak:
-
faktury VAT,
-
potwierdzenia płatności kartą,
-
potwierdzenia zamówień,
-
bony rabatowe,
-
raporty wewnętrzne.
Tego typu dokumenty nie trafiają do pamięci fiskalnej i nie mają charakteru ewidencyjnego. Służą do bieżącej obsługi klienta lub wewnętrznej organizacji pracy.
Czym jest system POS i jak współpracuje z drukarką?
System POS (ang. Point of Sale) to zintegrowane środowisko sprzętowo-programowe, które obsługuje cały proces sprzedaży. Składa się zwykle z terminala komputerowego, monitora kasowego (często dotykowego), czytnika kodów, wagi, terminala płatniczego oraz drukarki fiskalnej. Każdy z tych elementów ma swoje zadanie, a wszystkie komunikują się z centralnym oprogramowaniem zarządzającym.
Drukarka fiskalna pełni w tym systemie funkcję wykonawczą – odbiera dane sprzedażowe z systemu POS i generuje odpowiedni dokument. Nie przechowuje katalogu produktów, nie oblicza wartości końcowej zamówienia – wszystkie te operacje realizowane są wcześniej przez oprogramowanie. Drukarka otrzymuje gotowe polecenie wydruku, zapisuje je w swojej pamięci i wystawia klientowi fizyczny dokument.
Zalety korzystania z rozbudowanego systemu sprzedaży
Zintegrowane środowisko POS daje przedsiębiorcy znacznie szersze możliwości niż samodzielna kasa. Umożliwia zarządzanie asortymentem, kontrolę stanów magazynowych, analizę sprzedaży, prowadzenie programów lojalnościowych i obsługę różnych form płatności. Wszystkie operacje odbywają się w jednym miejscu, a dane są aktualizowane na bieżąco.
Drukarka fiskalna w takim systemie to nie tylko urządzenie końcowe – to element, który gwarantuje zgodność z przepisami i umożliwia tworzenie pełnej dokumentacji transakcji. Może współpracować z ekranem klienta, drukować na różnych szerokościach papieru, a nawet prezentować logo firmy na wydruku, jeśli system to umożliwia.
Możliwość skalowania i zgodność z przepisami
W przypadku rozwoju działalności – np. otwarcia nowych stanowisk, punktów sprzedaży lub uruchomienia sprzedaży mobilnej – system POS z drukarką fiskalną można łatwo dostosować do nowych warunków. Wystarczy skonfigurować kolejne urządzenia w ramach tej samej bazy danych, bez konieczności przechodzenia na inny system. Takie podejście skraca czas wdrożenia i zmniejsza ryzyko błędów w rejestracji obrotu.
Drukarka fiskalna musi również spełniać wymogi prawne, m.in. zapewniać komunikację online z Centralnym Repozytorium Kas (choć nie wszystkie branże są zobowiązane do korzystania z urządzeń online, na rynku pierwotnym nie można już zakupić starszego typu drukarek). Urządzenia zatwierdzone do użytku w Polsce są wyposażone w certyfikowane moduły fiskalne, które zapewniają bezpieczeństwo i trwałość zapisu danych. Wszystkie operacje są archiwizowane w sposób nienaruszalny, co zabezpiecza firmę na wypadek kontroli.
Jaką drukarkę fiskalną wybrać?
Drukarki fiskalne występują w różnych formatach – od kompaktowych modeli, które bez trudu mieszczą się na blacie obok komputera, po większe konstrukcje przeznaczone do pracy w intensywnym trybie. Pod względem designu współczesne drukarki wpisują się w estetykę nowoczesnych punktów sprzedaży.
Producenci oferują modele o ciekawych kształtach, z różnej wielkości wyświetlaczami dla klienta. Takie urządzenia jak Posnet Thermal XL2 czy Novitus Point Online, łączą wydajność z nowoczesnym wyglądem, co pozwala dopasować sprzęt do charakteru wnętrza – niezależnie od tego, czy chodzi o elegancki butik, czy sieciowy sklep spożywczy.
Zamierzasz zdecydować się na wynajem wózka widłowego? Oto czynniki, które należy uwzględnić, gdy planuj się wypożyczenie takiego sprzętu! Typ wózka Czytaj dalej
W dzisiejszych czasach, kiedy branża projektowania dynamicznie się rozwija, edukacja w tej dziedzinie stała się bardziej dostępna niż kiedykolwiek wcześniej. Czytaj dalej
