Delegacja krajowa i zagraniczna – co warto o nich wiedzieć?

Delegacje już od lat pozostają ważną częścią działalności wielu firm. Nie każdy pracodawca zlecający pracownikom wykonanie zadań w miejscowościach innych niż ustalone miejsce zatrudnienia zdaje sobie jednak sprawę ze wszystkich procedur związanych z tą czynnością. Również same procesy biznesowe dotyczące rozliczania delegacji nie zawsze działają wydajnie. Aby uniknąć spowodowanych tym faktem spadków efektywności, warto zapoznać się ze wszystkimi regulacjami dotyczącymi podróży służbowych i wskazać działania, które mogą pozwolić na optymalizację tego obszaru.

W pierwszej kolejności powinniśmy wyjaśnić podstawowe pojęcia związane z omawianym procesem.

Czym jest delegacja?

Jest to zlecony przez pracodawcę wyjazd poza stałe miejsce pracy zatrudnionej osoby. Taka podróż musi mieć na celu realizację określonych zadań służbowych.

Dodatkowo w kontekście wyjazdów służbowych używa się często pojęć, jakimi są delegacja krajowa (gdy wskazane przez pracodawcę miejsce podróży znajduje się w granicach kraju stałego zatrudnienia) oraz delegacja zagraniczna (gdy pracownik musi wyjechać poza terytorium kraju, w którym mieści się jego stałe miejsce pracy). W przypadku obu tych rodzajów podróży mamy do czynienia z nieco innymi regulacjami i zasadami rozliczania.

Regulacje dotyczące rozliczania delegacji

Regulacje dotyczące delegacji krajowych związane są między innymi z wypłacaniem diety, czyli kwoty mającej pokryć zwiększone koszty wyżywienia pracowników przebywających w podróży służbowej. Dokumentem, który reguluje te kwestie, jest Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2022, poz. 2302).

Jaka jest zatem wysokość diety w delegacji krajowej?

W 2024 roku jest to 45 złotych. W czasie podróży służbowych pojawiają się jednak również inne wydatki, które musi pokryć pracodawca. Jest to między innymi koszt noclegu, transportu, biletów, przejazdów autostradą czy też parkingu.

Nieco inaczej wyglądają natomiast regulacje dotyczące delegacji zagranicznych. Wysokość diety jest bowiem zależna od kraju, do którego udaje się pracownik. Dodatkowo poza kosztem noclegu, transportu i innych wydatków pracownik powinien otrzymać zwrot kosztów przewozu bagażu osobistego do 30 kg (jeśli podróż trwa ponad 30 dni lub gdy delegacja odbywa się w państwie pozaeuropejskim), a nawet zwrot wydatków związanych z leczeniem i zakupem leków.

Najczęstsze problemy z prawidłowym rozliczaniem delegacji

Regulacje związane z podróżami służbowymi sprawiają, że rozliczanie delegacji może być dla niektórych przedsiębiorstw problematycznym i czasochłonnym procesem. Z jakimi trudnościami najczęściej muszą zmagać się firmy? Są to między innymi kwestie takie jak:

• skomplikowany proces składania i rozpatrywania wniosków – jeśli wnioski i faktury związane z podróżami służbowymi dostarczane są w formie papierowej, procesy przetwarzania dokumentów i rozliczania delegacji mogą trwać bardzo długo; nie tylko powoduje to stratę czasu pracowników, ale także sprawia, że osoby przebywające w delegacji muszą dłużej czekać na zwrot kosztów;
• konieczność ręcznego obliczania wysokości diet i przeliczania walut – jedną z przyczyn tego, że rozliczanie delegacji zajmuje tak dużo czasu, jest konieczność dokładnego obliczenia wysokości diety, zsumowania wszystkich kosztów czy też przeliczenia walut; w przypadku pojedynczych podróży służbowych może nie stanowić to aż tak dużego problemu – w średnich i dużych firmach, które często wysyłają pracowników w delegacje, proces rozliczania może być jednak bardzo skomplikowany i czasochłonny;
• nieefektywnie zorganizowany proces rozliczania delegacji – wiele problemów z rozliczaniem delegacji wynika również z tego, że aktualny przebieg poszczególnych zadań związanych z tą czynnością jest nieefektywnie zorganizowany; dodatkowo w niektórych przedsiębiorstwach kształt procesu może być niejasno zdefiniowany, co znacznie ogranicza jego wydajność.

Jak widzimy, z procesem rozliczania delegacji często związanych jest wiele komplikacji, które negatywnie wpływają na efektywność przedsiębiorstwa. Powinniśmy jednak zdawać sobie sprawę z tego, że nie zawsze musi to tak wyglądać.

Zarządzanie delegacjami zagranicznymi i krajowymi – jak można zrobić to lepiej?

Część z nowoczesnych organizacji wdrożyła już zmiany, które pozwalają na znacznie łatwiejsze rozliczanie delegacji.

O jakich rozwiązaniach mowa?

Tym, co w największym stopniu pozwala na optymalizację procesu rozliczania podróży służbowych, są elektroniczne systemy do zarządzania delegacjami.

Wdrożenie profesjonalnego oprogramowania do zarządzania delegacjami to rozwiązanie, które może pozwolić na wyeliminowanie wymienionych wcześniej trudności. Problemy z rozliczaniem podróży służbowych są bowiem w przypadku wielu firm efektem korzystania z przestarzałego, papierowego obiegu dokumentów, a cyfryzacja tego obszaru zapewnia liczne usprawnienia i daje organizacjom zupełnie nowe możliwości.

Najważniejsze możliwości programów do rozliczania delegacji

Profesjonalny elektroniczny system znacznie ułatwi wykonywanie wielu zadań związanych z rozliczaniem delegacji. Konkretny zakres możliwości oprogramowania będzie zależał od specyfiki wybranej platformy. Przyjrzyjmy się jednak temu, jakie usprawnienia oferuje w tym obszarze profesjonalny system do rozliczania delegacji LOGITO.

Składanie elektronicznych wniosków o delegacje

Jednym z usprawnień, które pozytywnie przełoży się zarówno na wygodę pracowników odbywających podróże służbowe oraz rozliczających delegacje, jak i na efektywność całej firmy, jest możliwość składania wniosków w formie cyfrowej. Pozwala ona na łatwe wypełnienie elektronicznego dokumentu, przesłanie go do zatwierdzenia i błyskawiczne uzyskanie akceptacji. Dodatkowo na każdym etapie przetwarzania wniosku zaangażowane w proces osoby otrzymać mogą automatycznie wysłane powiadomienie, co jeszcze bardziej przyspieszy wszystkie czynności.

Wybór systemu do zarządzania delegacjami LOGITO pozwoli jednak na jeszcze więcej udogodnień. W formie cyfrowej można będzie bowiem nie tylko złożyć wniosek, ale także dostarczyć wszystkie skany czy zdjęcia faktur i paragonów związanych z odbyciem podróży służbowej.

Kalkulator – delegacja krajowa i zagraniczna

Tak jak zaznaczyliśmy wcześniej, jedną z czynności, która pochłania bardzo dużo czasu pracowników zajmujących się rozliczaniem delegacji, jest obliczanie wysokości diet i innych wydatków. Aby ułatwić to zadanie, profesjonalne systemy dla firm takie jak LOGITO wyposażone są w kalkulator delegacji.

Narzędzie to pozwala na obliczenie diet, kosztów noclegu, transportu i innych wydatków na podstawie wprowadzanych danych i informacji zaciągniętych z elektronicznej ewidencji czasu pracy. W ogromnym stopniu ułatwia więc ono wykonywanie rozliczeń i pozwala na znaczną redukcję ryzyka popełnienia błędu.

Dzięki funkcjonalności jaką jest omawiany kalkulator, delegacja krajowa będzie znacznie łatwiejsza w rozliczeniu. Co natomiast z podróżami zagranicznymi? W tym przypadku również kalkulator ten będzie niezwykle pomocny. Poza samym obliczeniem kosztów narzędzie to umożliwi automatyczne przeliczenie waluty zgodnie z aktualnym kursem Narodowego Banku Polskiego.

Projektowanie i modyfikowanie procesu rozliczania delegacji

Profesjonalne systemy do rozliczania delegacji pozwalają także na łatwe projektowanie lub modyfikowanie procesów związanych z podróżami służbowymi. Dzięki nim możliwe będzie więc ustandaryzowanie ścieżki obiegu wniosków. To natomiast pozwoli na zwiększenie czytelności całego procesu oraz umożliwi łatwiejsze kontrolowanie poszczególnych zadań i wykrywanie ewentualnych nadużyć.

Korzyści wynikające z wdrożenia systemu do delegacji

Obserwując poszczególne funkcjonalności tego systemu, jesteśmy w stanie łatwo wskazać, w jaki sposób jego wdrożenie może pomóc organizacjom nadal posługującym się papierowymi wnioskami. Aby zyskać pełną świadomość tego, jak rozwiązanie to może zwiększyć wydajność firmy, warto podsumować wszystkie korzyści zapewniane przez oprogramowanie do rozliczania delegacji. Zaliczyć możemy więc do nich:

• wzrost efektywności procesu rozliczania delegacji – dzięki licznym funkcjonalnościom takim jak elektroniczne wypełnianie i akceptacja wniosków, możliwość dołączania skanów faktur lub też obliczanie kosztów za pomocą kalkulatora delegacji, rozliczanie podróży przebiegnie znacznie szybciej, co przełoży się na wzrost wydajności firmy;
• redukcję ryzyka błędów w rozliczeniach – automatyzacja zadań związanych z obliczaniem diet i innych kosztów oraz funkcjonalności takich jak przeliczanie walut po aktualnych kursach NBP minimalizują ryzyko wystąpienia pomyłek;
• szybsze zwracanie kosztów podróży służbowej – zarówno przekazywanie faktur, jak i przeliczanie wysokości diet i innych kosztów przebiegnie szybciej, gdy wykorzystamy możliwości odpowiedniego systemu; pracownik, który odbył podróż służbową, szybciej otrzyma więc zwrot należnych mu kosztów;
• łatwiejsze kontrolowanie procesu – programy do zarządzania delegacjami umożliwiają sprawdzanie historii delegacji i generowanie różnego rodzaju raportów; pozwala to na dużo łatwiejsze kontrolowanie firmowego budżetu i wykrywanie wszelkich nieprawidłowości.

Co ważne, na to, by firma odczuła wszystkie z wymienionych korzyści, nie będziemy musieli długo czekać. Pracownicy będą bowiem w stanie zacząć wykorzystywać wszystkie funkcjonalności systemu od razu po jego wdrożeniu.

Jak wybrać odpowiedni system dla swojej organizacji?

Osiągnięcie wszystkich wymienionych benefitów będzie możliwe tylko wtedy, gdy wdrażane oprogramowanie będzie odpowiednio dopasowane do specyfiki danej organizacji. Zanim zdecydujemy się na implementację konkretnego rozwiązania, warto najpierw dokładnie przeanalizować potrzeby przedsiębiorstwa i zapoznać się z możliwościami poszczególnych systemów, w tym między innymi systemu LOGITO. Dzięki temu zyskamy pewność, że efekty zmian będą zgodne z naszymi oczekiwaniami oraz z celami biznesowymi firmy.