Kiedy firma potrzebuje oprogramowania na zamówienie zamiast gotowego systemu?
Program wykorzystywany w firmie zwykle obsługuje zamówienia, przepływ danych i współpracę między działami. Przez kilka lat gotowy system może spełniać swoje zadanie, jednak rozwój technologii i poszerzanie oferty stawiają coraz większe wyzwania wobec używanego narzędzia. Wtedy warto rozważyć oprogramowanie tworzone na zamówienie, które będzie spersonalizowane. Kiedy zdecydować się na takie rozwiązanie?
Czy rozwój firmy uzasadnia budowę własnego systemu?
Rozwój firmy uzasadnia budowę własnego systemu, gdy wraz ze skalą działalności zmienia się również sposób obsługi klientów, zamówień lub rozliczeń. Większą liczbę użytkowników często można obsłużyć po przejściu na wyższy pakiet. Sytuacja wygląda inaczej, gdy firma uruchamia kolejny kanał sprzedaży, otwiera drugi magazyn albo wprowadza własne zasady wyceny. Gotowy program może wtedy obsługiwać poszczególne zadania, lecz pracownicy nadal przekazują dane między działami za pomocą arkuszy i wiadomości e-mail. Przy jednym brakującym połączeniu, lepsza może okazać się integracja dotychczasowych narzędzi. Gdy firma potrzebuje zaplecza dla nowych procesów, specjaliści jak ittouch.pl mogą przygotować oprogramowanie na zamówienie obejmujące rozwój aplikacji serwerowych i tworzenie API. Budowa własnego systemu jest więc naturalnym krokiem, gdy kolejne modyfikacje gotowego programu usuwają jedynie pojedyncze ograniczenia.
Czym różni się gotowy system od oprogramowania na zamówienie?
Gotowy system opiera się na procesach wspólnych dla wielu firm. Producent ustala dostępne funkcje, sposób aktualizacji oraz zakres integracji, a użytkownik konfiguruje pola, role i uprawnienia w przewidzianych granicach. Jeżeli program nie obsługuje dodatkowego etapu akceptacji zamówienia, firma musi skorzystać z rozszerzenia albo zmienić swój sposób pracy. W zamian otrzymuje narzędzie, które można wdrożyć bez projektowania każdej funkcji od początku.
O tym, czym charakteryzuje się oprogramowanie na zamówienie, decydują wymagania konkretnej organizacji. Pracownicy firmy uczestniczą w analizie, sprawdzają kolejne wersje i testują system na rzeczywistych przypadkach. Dużo większy jest również zakres kontroli nad produktem. Licencja na gotowy program daje prawo do korzystania z niego, natomiast umowa z wykonawcą systemu dedykowanego może obejmować przekazanie praw do kodu, dokumentację oraz możliwość zlecenia dalszego rozwoju innemu zespołowi.
W jakich firmach lepiej sprawdzi się oprogramowanie na zamówienie?
Oprogramowanie na zamówienie lepiej sprawdza się w firmach, których sposób działania trudno odwzorować za pomocą standardowych modułów. Dotyczy to na przykład firm produkcyjnych, logistycznych, technologicznych, handlowych oraz operatorów platform internetowych. Wielkość przedsiębiorstwa ma mniejsze znaczenie niż liczba reguł, wyjątków i zależności, które system musi uwzględnić. Własny program może być uzasadniony również, gdy odgrywa bezpośrednią rolę w sprzedaży lub obsłudze klienta. Portal z indywidualnymi cennikami, automatyczne przydzielanie zleceń czy narzędzie do wyliczania parametrów produktu mogą odróżniać ofertę firmy od konkurencji. Przed rozpoczęciem projektu proces powinien być jednak dobrze rozpoznany. Jeżeli poszczególne działy wciąż wykonują te same zadania na kilka różnych sposobów, programiści otrzymają sprzeczne wymagania, a kolejne poprawki zwiększą koszt wdrożenia.
Jak porównać koszty gotowego programu i oprogramowania dedykowanego?
Koszty obu wariantów trzeba porównać dla tego samego zakresu funkcji i okresu użytkowania. W przypadku gotowego programu do opłat abonamentowych dochodzą płatne konta, dodatkowe moduły, konfiguracja, integracje, migracja danych oraz szkolenia. Budżet oprogramowania na zamówienie obejmuje analizę, projekt systemu, programowanie, testy i wdrożenie, a po uruchomieniu także hosting, aktualizacje zabezpieczeń, usuwanie błędów oraz dalszy rozwój. Zestawienie kosztów z okresu od trzech do pięciu lat pokaże, jak jednorazowy wydatek na przygotowanie oprogramowania wypada na tle regularnych opłat za gotowy system.
Osobno trzeba policzyć pracę wykonywaną poza systemem. Jeżeli sześć osób przez pół godziny dziennie przenosi dane między programami, przy 20 dniach roboczych daje to 60 godzin miesięcznie. Tę liczbę należy pomnożyć przez koszt godziny pracy i porównać z ceną automatyzacji. Wynik może jednak wskazać trzeci wariant. Gdy problem dotyczy jednego przepływu danych, wystarczająca może być integracja obecnych narzędzi lub stworzenie API. Tworzenie oprogramowania na zamówienie ma uzasadnienie finansowe, gdy zastępuje kilka kosztownych czynności i usprawnia procesy używane regularnie przez różne działy.
Firma potrzebuje oprogramowania na zamówienie, gdy ograniczenia gotowego programu dotyczą procesów, od których zależy sprzedaż, realizacja zleceń lub obsługa klientów. Przed rozpoczęciem projektu trzeba jeszcze porównać koszt rozbudowy obecnych narzędzi z budową własnego systemu i ustalić zakres jego pierwszej wersji. Jeśli chcesz zweryfikować te założenia, skontaktuj się ze sprawdzonym dostawcą i omów procesy, które nowe oprogramowanie ma usprawnić.
Przewaga oświetlenia LED od Lumines nad tradycyjnymi żarówkami – czy to jeszcze kwestia dyskusji? Jeśli szukasz nowoczesnych rozwiązań, które nie Czytaj dalej
W Twojej skrzynce odbiorczej czeka na Ciebie nowa karta podarunkowa do gier. Niezależnie od tego, czy jest to sklep z Czytaj dalej
