Firma została wykreślona z rejestru, telefon jest odłączony, lokal ma już nowego najemcę, a mimo to klienci nadal dzwonią, wystawiają opinie i przyjeżdżają pod stary adres. Powód jest prosty: zamknięcie działalności w CEIDG albo KRS nie usuwa automatycznie danych z katalogów NAP. NAP to skrót od Name, Address, Phone, czyli nazwy firmy, adresu i numeru telefonu. W praktyce do tego zestawu dochodzą również godziny otwarcia, adres strony internetowej, e-mail, kategoria działalności, zdjęcia, opinie i lokalizacja na mapie. Największy błąd polega na wysłaniu jednego zgłoszenia do Google i uznaniu sprawy za zakończoną. Dane firm są kopiowane między katalogami, agregatorami, mapami i serwisami branżowymi. Usunięcie jednego wpisu nie powoduje zniknięcia pozostałych. Potrzebny jest audyt, ustalenie priorytetów i osobne zgłoszenie do każdego administratora.

Audyt NAP: gdzie nadal wyświetla się zamknięta firma

Najpierw trzeba ustalić skalę problemu. Nie zaczynaj od pisania przypadkowych wiadomości do katalogów. Utwórz prostą tabelę z kolumnami:

• nazwa serwisu,
• adres URL wizytówki,
• wyświetlane dane,
• dostęp do konta,
• data wysłania zgłoszenia,
• numer sprawy lub potwierdzenie,
• status,
• data ponownej kontroli.

Wyszukiwanie przeprowadź w trybie prywatnym przeglądarki, bez logowania na konto powiązane z firmą. Wyniki zalogowanego użytkownika mogą być spersonalizowane.

Sprawdź co najmniej następujące zapytania:

• pełna nazwa firmy,
• nazwa firmy i miejscowość,
• nazwa firmy i stary numer telefonu,
• numer telefonu zapisany ze spacjami i bez spacji,
• stary adres i branża,
• NIP firmy,
• imię i nazwisko przedsiębiorcy wraz z nazwą działalności,
• domena firmowa,
• dawny adres e-mail.

Przykład: jeżeli firma działała jako „Hydro-Max Jan Kowalski” przy ul. Długiej 12 w Krakowie, wyszukaj nie tylko pełną nazwę, ale również frazy „Hydro-Max Kraków”, „Jan Kowalski hydraulik”, numer telefonu, NIP oraz sam adres z nazwą branży.

Najwyższy priorytet mają wpisy widoczne w Google Maps, wyszukiwarce Google, Apple Maps i Bing Maps. To one najczęściej generują telefony, wyznaczają trasę do nieczynnego lokalu i wyświetlają komunikat, że firma jest otwarta.

Drugi poziom to duże katalogi, takie jak:

• Panorama Firm,
• pkt.pl,
• Cylex,
• ALEO,
• Oferteo,
• Fixly,
• katalogi izb gospodarczych,
• katalogi branżowe,
• profile na Facebooku i Instagramie.

Na końcu można zająć się małymi katalogami, kopiami wpisów oraz stronami, które praktycznie nie pojawiają się w wynikach wyszukiwania.

Nie usuwaj wpisu przed zabezpieczeniem dowodów

Przed wysłaniem zgłoszenia zapisz:

• adres strony z wpisem,
• zrzut ekranu,
• datę wykonania zrzutu,
• zakres opublikowanych danych,
• informację, które dane są błędne,
• potwierdzenie zamknięcia działalności.

Przydatnym dokumentem jest wydruk aktualnego wpisu z CEIDG albo odpis z KRS. Nie wysyłaj jednak skanu dowodu osobistego, jeżeli katalog nie wyjaśnił, po co go potrzebuje i na jakiej podstawie zamierza przetwarzać zawarte w nim dane. Do potwierdzenia uprawnienia zwykle wystarcza dostęp do firmowego adresu e-mail, numeru telefonu, konta właściciela wizytówki albo dokumentu rejestrowego z ograniczonym zakresem danych.

Trzeba też odróżnić trzy sytuacje:

1. Firma została trwale zamknięta – wpis powinien zostać oznaczony jako zamknięty lub usunięty.
2. Firma zmieniła adres – nie zgłaszaj jej jako nieistniejącej. Zaktualizuj lokalizację albo utwórz nową wizytówkę zgodnie z zasadami platformy.
3. Firma została sprzedana lub przekształcona – nie usuwaj starego profilu automatycznie. Najpierw sprawdź, czy nowy podmiot kontynuuje tę samą działalność, markę i obsługę klientów.

Google wyraźnie rozróżnia zamknięcie firmy od przeprowadzki. Jeżeli firma została oznaczona jako zamknięta z powodu zmiany lokalizacji lub nazwy, nie powinno się ponownie otwierać starego profilu; dla nowej lokalizacji może być wymagane utworzenie i zweryfikowanie nowego wpisu.

Jak usuwać wizytówki z Google, map i katalogów firm

Nie istnieje jeden formularz usuwający firmę ze wszystkich baz NAP. Każdy serwis jest osobnym administratorem lub korzysta z własnego dostawcy danych. Zgłoszenia trzeba wykonywać pojedynczo.

Google Business Profile i Google Maps

W Google są dwie różne czynności, często błędnie traktowane jako to samo:

• oznaczenie firmy jako zamkniętej na stałe,
• usunięcie profilu z własnego konta Google.

Usunięcie profilu z konta nie musi oznaczać usunięcia miejsca z Map Google. Może jedynie skasować treści dodane przez właściciela i odebrać mu możliwość zarządzania wizytówką. Sam obiekt może nadal być widoczny, ponieważ Google traktuje informacje o nieistniejących lub zamkniętych miejscach jako element mapy.

Jeżeli masz dostęp do profilu:

1. Zaloguj się na konto zarządzające wizytówką.
2. Otwórz profil firmy w wyszukiwarce Google lub Mapach Google.
3. Wybierz edycję profilu.
4. Przejdź do danych firmy albo godzin otwarcia.
5. Ustaw status „Zamknięte na stałe”.
6. Zapisz zmianę.
7. Po aktualizacji sprawdź profil bez logowania.

Aktualna instrukcja Google prowadzi przez opcję edycji profilu i ustawienie statusu „Permanently closed”.

Jeżeli nie masz dostępu do wizytówki:

1. Znajdź firmę w Mapach Google.
2. Wybierz „Zaproponuj zmianę”.
3. Kliknij opcję dotyczącą zamknięcia lub braku miejsca.
4. Wskaż właściwy powód, np. firma nie istnieje w tej lokalizacji albo została trwale zamknięta.
5. Wyślij zgłoszenie z zalogowanego konta.

Google wymaga zalogowania przy zgłoszeniu usunięcia miejsca. Samo wysłanie wniosku nie gwarantuje jego przyjęcia — platforma może porównywać zgłoszenie ze stroną internetową, zdjęciami, danymi rejestrowymi i informacjami od innych użytkowników.

Najbardziej irytujące ograniczenie Google: poprawnie zamknięta wizytówka może nadal pojawiać się w Mapach z etykietą „Zamknięte na stałe”. Nie jest to błąd techniczny. Usunięcie treści i menedżerów z konta również nie gwarantuje zniknięcia punktu z mapy.

Nie zgłaszaj firmy jako „nieistniejącej”, gdy rzeczywiście działała pod tym adresem. Takie zgłoszenie jest słabsze niż prawidłowe wskazanie, że działalność została zakończona.

Apple Maps i Apple Business

W panelu Apple Business lokalizację można znaleźć w sekcji marek i lokalizacji, a następnie przejść do ustawień zarządzania i wybrać usunięcie lokalizacji. Potrzebne jest konto z uprawnieniem do zarządzania danym miejscem.

Procedura wygląda następująco:

1. Zaloguj się do Apple Business.
2. Otwórz Brands, a następnie Locations.
3. Wyszukaj zamkniętą lokalizację.
4. Otwórz jej ustawienia.
5. Wybierz Preferences → Manage → Remove Location.
6. Podaj powód usunięcia, jeżeli system o niego poprosi.
7. Po zatwierdzeniu sprawdź Apple Maps na urządzeniu niezalogowanym do konta administratora.

Usunięcie lokalizacji z panelu nie zawsze powoduje natychmiastowe usunięcie jej ze wszystkich usług Apple. Apple zastrzega, że usunięte lokalizacje mogą nadal pojawiać się w Mapach, mimo że właściciel nie będzie mógł nimi zarządzać.

Dlatego przed odebraniem sobie dostępu najpierw ustaw prawidłowy status firmy i popraw błędne dane. Usunięcie lokalizacji z panelu jako pierwszy krok bywa złym ruchem — właściciel traci narzędzia zarządzania, a wpis nadal pozostaje widoczny.

Bing Places i Bing Maps

Bing Places umożliwia bezpłatne zarządzanie wizytówką firmy. Jeśli wpis należy do Ciebie, zaloguj się, wybierz lokalizację i zmień jej status na zamkniętą. Przy braku dostępu trzeba najpierw przejąć lub zweryfikować wizytówkę albo skorzystać z formularza wsparcia.

Po zmianie wykonaj kontrolę bezpośrednio w Bing Maps. Sam status w panelu administracyjnym nie jest wystarczającym dowodem, że publiczna wersja wpisu została już zaktualizowana.

Panorama Firm i pkt.pl

W polskich katalogach wpisy często powstają na podstawie danych rejestrowych, umów reklamowych albo baz dostarczanych przez partnerów. Dlatego nawet firma, która nigdy samodzielnie nie zakładała profilu, może mieć rozbudowaną wizytówkę z adresem, numerem NIP i telefonem.

Na profilach Panorama Firm znajduje się opcja aktualizacji danych, a serwis podaje dane kontaktowe operatora WeNet.

W pkt.pl na wizytówkach również występuje funkcja aktualizacji danych firmy. Jeżeli formularz pozwala jedynie poprawić telefon lub adres, a nie usunąć zamkniętej firmy, wyślij osobne zgłoszenie do operatora katalogu.

W zgłoszeniu podaj:

• pełną nazwę firmy,
• NIP lub REGON,
• adres URL wpisu,
• datę zakończenia działalności,
• zakres danych przeznaczonych do usunięcia,
• podstawę żądania,
• adres do odpowiedzi,
• prośbę o potwierdzenie wykonania operacji.

Nie pisz wyłącznie: „Proszę usunąć moją firmę”. Takie wiadomości wracają z pytaniem, o który wpis chodzi, albo zostają zakwalifikowane jako nieweryfikowalne.

Facebook i pozostałe profile społecznościowe

Strona firmy na Facebooku nie jest klasycznym katalogiem NAP, ale zwykle wyświetla nazwę, adres, telefon i godziny pracy. Pozostawienie jej bez kontroli powoduje ten sam problem co nieaktualna wizytówka w katalogu.

Po zleceniu usunięcia strony Facebook dezaktywuje ją od razu, natomiast trwałe usunięcie następuje po okresie przewidzianym przez platformę — w aktualnej instrukcji jest to 14 dni.

Przed usunięciem strony:

• pobierz potrzebne faktury i dane reklamowe,
• zapisz ważną korespondencję,
• usuń aktywne kampanie,
• sprawdź role administratorów,
• odłącz przyciski prowadzące do rezerwacji lub sklepu,
• zabezpiecz materiały, które mogą być potrzebne przy reklamacjach.

Usunięcie strony bez pobrania dokumentów jest częstym błędem. Po zamknięciu firmy nadal mogą być potrzebne dowody publikacji reklamy, wiadomości klientów albo dokumenty rozliczeniowe.

Co zrobić, gdy katalog odmawia usunięcia danych

Najpierw ustal, jakiego rodzaju dane publikuje katalog.

Nazwa i adres spółki z o.o. nie zawsze są danymi osobowymi. Inaczej wygląda sytuacja jednoosobowej działalności gospodarczej, której nazwa zawiera imię i nazwisko właściciela, a adresem działalności jest jego mieszkanie. W takim wpisie dane gospodarcze mogą być jednocześnie danymi osobowymi konkretnej osoby fizycznej.

RODO przewiduje prawo żądania usunięcia danych m.in. wtedy, gdy nie są już potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane, albo gdy były przetwarzane niezgodnie z prawem. Prawo to nie jest jednak bezwarunkowe — administrator może odmówić, jeżeli dane są potrzebne np. do wykonania obowiązku prawnego, ustalenia roszczeń albo korzystania z wolności wypowiedzi i informacji.

W praktyce oznacza to, że nie można zagwarantować usunięcia każdej informacji o byłej firmie. Można natomiast mocno zakwestionować:

• wyświetlanie nieczynnego numeru jako aktywnego kontaktu,
• informację, że firma jest obecnie otwarta,
• publikację prywatnego adresu bez aktualnego celu,
• zachęcanie do składania zamówień w zamkniętej firmie,
• nieaktualny opis usług,
• błędną lokalizację na mapie,
• profil przypisany do nowego podmiotu działającego pod tym samym adresem.

Dane w oficjalnym rejestrze nie muszą zniknąć razem z zamknięciem działalności. UODO wskazuje, że informacje o przedsiębiorcy pozostają w CEIDG również po wykreśleniu, a ich usunięcie z rejestru następuje po upływie okresu przewidzianego przepisami — wskazywany jest okres 10 lat od wykreślenia. Ma to służyć m.in. bezpieczeństwu obrotu gospodarczego i dochodzeniu roszczeń.

To jednak nie daje prywatnemu katalogowi nieograniczonego prawa do prezentowania byłej firmy tak, jakby nadal przyjmowała klientów. Jawność danych w CEIDG nie oznacza, że można je wykorzystywać w dowolnym celu; UODO podkreśla, że dane z tego rejestru nie powinny być używane w sposób sprzeczny z jego przeznaczeniem.

Gotowa treść zgłoszenia

Do zwykłego działu obsługi można wysłać następującą wiadomość:

Temat: Żądanie usunięcia lub oznaczenia jako zamknięty wpisu firmy [nazwa]

Proszę o usunięcie wpisu firmy [pełna nazwa, NIP] dostępnego pod adresem [URL] albo trwałe oznaczenie go jako działalności zakończonej.

Firma zakończyła działalność dnia [data]. Wpis nadal prezentuje nieaktualne dane, w szczególności [telefon, adres, godziny otwarcia, ofertę], co powoduje [telefony klientów, wizyty pod prywatnym adresem, kontakt z nowym użytkownikiem numeru].

Proszę również o usunięcie wskazanych danych z publicznych wyników wyszukiwania serwisu, podstron kategorii oraz danych przekazywanych partnerom, o ile pozostają pod Państwa kontrolą.

Jeżeli dane dotyczą osoby fizycznej prowadzącej wcześniej jednoosobową działalność gospodarczą, żądanie obejmuje również usunięcie danych osobowych, które nie są już niezbędne do celu ich zebrania, zgodnie z art. 17 RODO.

Proszę o potwierdzenie wykonania żądania albo wskazanie podstawy prawnej, celu, zakresu i przewidywanego okresu dalszego przetwarzania danych.

Termin odpowiedzi

Administrator powinien odpowiedzieć na wniosek dotyczący praw wynikających z RODO bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca. W sprawach złożonych termin może zostać przedłużony, ale administrator musi poinformować o przedłużeniu i jego przyczynach.

Nie oznacza to, że każdy katalog ma miesiąc na wykonanie dowolnej korekty biznesowej. Termin ten dotyczy obsługi żądania osoby, której dane osobowe są przetwarzane. W przypadku spółki żądającej usunięcia wyłącznie nazwy handlowej podstawą może być regulamin serwisu, ochrona dóbr osobistych, ryzyko wprowadzenia klientów w błąd lub prawo dotyczące nieuczciwych praktyk, a nie samo RODO.

Jeżeli po miesiącu nie ma odpowiedzi:

1. Wyślij ponaglenie, dołączając pierwsze zgłoszenie.
2. Skieruj wiadomość do inspektora ochrony danych.
3. Zażądaj podania podstawy dalszej publikacji.
4. Zabezpiecz aktualne zrzuty ekranu.
5. W przypadku danych osoby fizycznej rozważ skargę do Prezesa UODO.

UODO zaleca, aby przed wniesieniem skargi najpierw zwrócić się bezpośrednio do administratora danych o usunięcie naruszenia. Formularz skargi jest przeznaczony dla osób fizycznych, których dane osobowe są przetwarzane.

Co robić po usunięciu wpisów

Po zaakceptowaniu zgłoszenia nie zamykaj tabeli. Przeprowadź trzy kontrole:

• po 7 dniach,
• po 30 dniach,
• po 90 dniach.

Katalog może usunąć stronę, ale jej fragment nadal będzie przez pewien czas widoczny w wyszukiwarce. Może też powstać nowy wpis po kolejnym imporcie danych z zewnętrznej bazy.

Jeżeli strona została usunięta, lecz nadal pojawia się w Google, najpierw otwórz wynik. Gdy prowadzi do błędu 404 albo komunikatu o braku strony, problemem jest nieaktualny indeks wyszukiwarki, a nie sam katalog. Nie wysyłaj wtedy ponownie żądania do właściciela serwisu. Poczekaj na ponowne przetworzenie adresu przez wyszukiwarkę lub skorzystaj z narzędzia Google do zgłaszania nieaktualnych treści.

Najważniejsza kolejność jest prosta: najpierw Google Maps i Apple Maps, następnie katalogi wyświetlające telefon lub prywatny adres, a dopiero później małe kopie wpisów. Usuwanie zacznij od źródeł, które realnie kierują klientów pod nieczynny adres. Porządkowanie dziesiątek niewidocznych katalogów przed poprawieniem wizytówki Google jest stratą czasu.

Więcej na ten temat: https://biznap.pl

FAQ – usuwanie danych zamkniętej firmy

Czy wykreślenie firmy z CEIDG automatycznie usuwa ją z Google i katalogów?
Nie. CEIDG, Google, Apple Maps i prywatne katalogi korzystają z osobnych baz. Każdy wpis trzeba zaktualizować lub zgłosić oddzielnie.

Czy oznaczenie firmy jako zamkniętej usuwa wizytówkę z Google Maps?
Nie zawsze. Google może nadal wyświetlać historyczny punkt z oznaczeniem „Zamknięte na stałe”. Usunięcie profilu z konta właściciela także nie gwarantuje usunięcia miejsca z mapy.

Czy zgłoszenie usunięcia wizytówki jest płatne?
Samodzielne zgłoszenia do Google, Apple, Bing i administratorów katalogów są co do zasady bezpłatne. Opłata może dotyczyć jedynie zlecenia audytu lub obsługi procesu zewnętrznej agencji.

Czy mogę powołać się na RODO, gdy firma była spółką z o.o.?
Nie w odniesieniu do samej nazwy i adresu spółki, ponieważ RODO chroni dane osób fizycznych. Można jednak powołać się na RODO w zakresie danych konkretnych osób, np. prywatnego telefonu, imienia i nazwiska pracownika albo domowego adresu członka zarządu.

Czy katalog musi usunąć wszystkie informacje o jednoosobowej działalności?
Nie. Prawo do usunięcia danych ma wyjątki, m.in. związane z obowiązkiem prawnym, dochodzeniem roszczeń i wolnością informacji. Katalog powinien jednak uzasadnić dalsze przetwarzanie i nie powinien prezentować zamkniętej firmy jako aktywnej.

Ile trwa usunięcie danych?
Prosta aktualizacja może pojawić się po kilku dniach, ale pełne zniknięcie wpisu z katalogu i wyników wyszukiwania często wymaga kilku tygodni. Przy żądaniu opartym na RODO administrator co do zasady powinien odpowiedzieć w ciągu miesiąca.

Co zrobić, gdy pod starym adresem działa już inna firma?
Nie edytuj starej wizytówki tak, aby zmienić ją w profil nowego przedsiębiorcy. Oznacz poprzednią działalność jako zamkniętą, a dla nowej utwórz osobny wpis. Przejmowanie opinii i historii niepowiązanego podmiotu może wprowadzać klientów w błąd.

Czy usuwać wszystkie profile społecznościowe od razu?
Nie przed pobraniem faktur, wiadomości, danych reklamowych i materiałów potrzebnych do reklamacji. Najpierw zabezpiecz dokumentację, wyłącz reklamy i integracje, a dopiero potem zleć usunięcie.

Od czego zacząć, gdy firma widnieje w kilkudziesięciu katalogach?
Od wpisu, który generuje najwięcej błędnych telefonów lub wizyt. Zwykle będzie to Google Maps. Następnie popraw Apple Maps, Bing, największe polskie katalogi i serwisy pokazujące prywatny adres. Małe katalogi bez ruchu zostaw na koniec.

Polecane wpisy

Jak rozpocząć naukę programowania sterowników PLC od podstaw

Sterowniki PLC stanowią fundament nowoczesnej automatyki przemysłowej. Wykorzystywane są w liniach produkcyjnych, systemach transportowych, instalacjach technologicznych oraz wielu innych procesach Czytaj dalej

Rejestratory temperatury i czasu w zastosowaniach przemysłowych

Rejestratory temperatury i czasu w zastosowaniach przemysłowych Rejestratory temperatury i czasu stanowią kluczowe narzędzia w wielu gałęziach przemysłu. Dzięki nim Czytaj dalej